CARA MEMBUAT PEMBUKUAN HARGA DENGAN MS.EXCEL

Penggunaan Excel dalam Pembukuan

Pembukuan adalah hal yang penting dalam berbagai lini usaha. Mengapa demikian? Karena pembukuan terkait erat dengan masalah keuangan dan kita memiliki ingatan yang terbatas. Oleh karena itu kita membutuhkan sistem pencatatan yang sederhana dan mudah dimengerti. Pembukuan yang sederhana belum tentu bisa dengan mudah dipahami, karena mungkin informasi yang disajikan tidak mencukupi. Salah satu metode yang banyak digunakan dalam pembukuan ialah dengan menggunakan Microsoft Excel.

Meskipun Excel tidak bisa meng-update data secara otomatis, namun Excel menyediakan berbagi tool  yang cukup penting untuk menyelesaikan sebuah pencatatan keuangan, seperti penagihan atau kalkulasi transaksi. Meskipun fitur dalam Excel tidak selengkap seperti pada software akuntansi, namun Anda masih bisa mengandalkannya. Baca juga Software Akuntansi vs Excel – Membuat Laporan Keuangan

Setelan Umum

Setiap organisasi memiliki pembukuan yang berbeda-beda, sama seperti orang yang menjalankan dibalik perusahaan tersebut. Namun Excel membantu proses awal pembuatan pembukuan menjadi lebih mudah. Mungkin ada beberapa dari kita yang tidak terlalu mengenal Excel, tapi kita dapat langsung mengenali tabel dan ikon yang ada Microsoft Office lainnya.

Untuk membuat data pertama kali, klik cell dan masukkan informasi data didalamnya. Misalnya kita ingin membuat satu sheet yang mencakup hutang, piutang, investasi, persediaan, gaji, dan poin-poin lainnya yang terekam dalam satu lembar kerja atau terpisah.  Lembar kerja pertama yang dibuat ini dapat dijadikan acuan untuk membuat file berikutnya.

Adapun tampilan menu bar dan lembar kerja dalam Excel seperti di bawah ini

Template Excel

Kumpulan template yang terdapat pada Excel ini membuat kita hemat waktu dan tenaga. Kita dapat menemukan berbagai bentuk template dari menu File > Wizard,  yang menyediakan beragam template penting seperti agenda, format surat,  atau Fax. Dari menu File > Template kita dapat membuat laporan, laporan bisnis, dan banyak lagi.

Dengan tersedianya berbagai template tersebut, kita hanya tinggal memilih template yang dibutuhkan, mengisi sesuai data yang ada dan mengirimkannya pada konsumen atau kolega usaha.  Template pada Excel ini dapat di sesuaikan dengan bisnis kita. Kita bisa menambahkan logo dan bahkan tagline sehingga tampilan laporan nampak unik.

Contoh tampilan surat yang dihasilkan dari menu File > Wizard > Letter

Makro dan Rumus

Excel tidak hanya digunakan untuk sekedar menginput data atau kalkulasi matematis.

Kita bisa menggunakan makro yang terdapat di Tool> Makro atau rumus dengan menggunakan fungsi IF, OR, SUM yang secara otomatis.sehingga menghindarkan kita dari potensi kesalahan yang bisa terjadi jika dihitung secara manual.

Contoh =IF(OR(D7>0,E7>0),SUM($D$5:D7)-SUM($E$5:E7),””)
Penjelasan :

1. Fungsi IF dan OR digunakan jika kolom D7 dan E7 diisi angka (>1) maka fungsi SUM($D$5:D7)-SUM($E$5:E7) akan dijalankan, namun jika tidak hasilnya akan “”. Angka 0 tidak digunakan karena jika digunakan, maka hasilnya akan menjadi 0 atau -, bukan cell kosong tanpa karakter.

2. fungsi SUM($D$5:D7)-SUM($E$5:E7) artinya jumlah dari cell pertama di kolom debet sampai cell tertentu dikurangi jumlah cell pertama di kolom kredit sampai cell tertentu.

Hasil akhirnya sebagai berikut :

Kemudahan Lain Pembukuan dengan Excel

Excel menawarkan cara yang mudah untuk membuat pembukuan.  Mengirimkan draft dari pembukuan terbaru serta meminta kolega untuk melakukan beberapa penyesuaian seperti yang dibutuhkan, menuliskan komentar seperti menempelkan post-it notes pada cell.

1. Klik pada kolom yang akan di beri komentar. Klik kanan, pilih insert comment, maka akan keluar tampilan seperti dibawah ini:

2. Muncul jendela “Comment”, masukkan komen, klik OK

3. Maka “post – it- note” akan tampil jika kolom dengan tanda segitiga merah di sebelah kanan di klik

Untuk mendapatkan informasi secara grafis, dapat dilakukan dengan mengklik menu Insert >Chart, maka laporan yang semula berbentuk tabel akan berubah menjadi diagram pie, diagram batang, dan banyak lagi.

Menu ini membantu kita untuk mengetahui, misalnya jumlah barang yang terjual dalam bulan tertentu atau produk mana yang paling laku. Diagram ini sangat membantu untuk memberikan gambaran sekilas bagaimana suatu bisnis berjalan. Diagram pada Excel dapat dikustomisasi sesuai dengan preferensi kita serta dapat dilakukan pembaharuan setiap saat.

Kelebihan lainnya pada Excel ialah dapat digunakan dengan program lainnya. Informasi pembukuan pada Excel dapat disisipkan pada dokumen Word dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Buka data excel yang memuat data yang sedang dikerjakan
2. Blok data tersebut, klik kanan pilih copy
3. Buka halaman word dan buka dokumen baru
4. Klik kanan dan pilih Paste Special
5. Maka Excel Worksheet yang dikerjakan akan tampil di halaman Word.

Kekurangan dari Excel dalam Pembukuan

Meskipun Excel dirasa lebih fleksibel dalam menggunakannya seperti dengan mudah mengurangi/ menambahi kata atau angka, mengubah desain laporan, dll, ternyata ada juga beberapa kekurangan Excel yang sebetulnya sangat signifikan untuk level membuat laporan keuangan yakni:

1. Keamanan yang kurang misalnya saja rawan akan terkena virus.
2. Perlu adanya pemahaman yang sangat mendalam terhadap rumus khas Excel yang sebenarnya tidak begitu diperlukan bagi accounting staff.
3. Berpeluang terjadinya human error yang tidak terdeteksi oleh Excel.
4. Penyajian laporan keuangan cukup lama.

Dengan adanya artikel ini setidaknya kita bisa memilih dengan bijak mana aplikasi yang memang kita butuhkan.